Proforma Rechnung erstellen

Wenn Waren nur als Muster oder Dienstleistungen ins Ausland geliefert werden sollen, benötigt man häufig die sogenannte Proforma Rechnung. Hierbei handelt es sich nicht um eine Rechnung, die den Empfänger einer Rechnung zu einer Zahlung auffordern soll, sondern lediglich den Wert der gelieferten Ware ausweesen soll.

Im Inland ist das selten notwendig, aber immer dann, wenn eine Lieferung ins Ausland erfolgen soll oder in ein Nicht EU Land: Denn bei der Ausfuhr einer Ware wird ein Zoll fällig - der Zoll verlangt jedoch stets, dass der Wert einer Ware bestimmungsfähig sein und angegeben werden muss.

Der Inhalt einer Proforma Rechnung entspricht weitestgehend dem einer normalen Rechnung. Auch bei einer Proforma Rechnung müssen sowohl die gelieferten Waren oder Dienstleistungen genau benannt werden und deren Wert - sollte es sich um verschiedene Waren handeln, so müssen diese genau diese genau benannt werden, bei größeren Mengen muss natürlich auch die Menge angegeben werden.

Der einzige Unterschied zu einer „echten“ Rechnung ist, dass die Proforma Rechnung mit dem Aufdruck oder der Überschrift Proforma Rechnung oder Proforma Handelsrechnung versehen sein muss, damit diese auch als solche anerkannt wird.

Bei der Anerkennung gibt es auch weitere Dinge zu berücksichtigen, damit man die Toleranz des Zolls nicht überreizt: So sollte der Wert realistisch angesetzt werden. Ein erkennbar zu niedriger Wert führt zu einer Ablehnung der Proforma Rechnung durch den Zoll.

Die Verlockung einen zu niedrigen Wert anzugeben ist oft recht groß, da man bei Beträgen von unter 1.000 Euro keine Zollanmeldungen ausfüllen muss - wenn man es sich jedoch dahingehend einfach machen möchte, sollte man statt eines fingierten und zu niedrigen Werts die Sendung lieber in mehrere Einzelsendungen mit einem Wert unter 1.000 Euro aufteilen. So kann man sich die Zollanmeldung auch sparen, denn der Grenzwert gilt nur pro Sendung, auch wenn mehrere Sendungen Bestandteil einer Einzellieferung sein sollten.

Damit man sich und dem Empfänger weitere Umstände erspart, sollte eine Proforma Rechnung stets der Sendung an sich beigelegt werden, als auch der Lieferscheintasche, die außen auf dem Paket angebracht ist. Dieser kann der Zoll in Deutschland oder auch im Ausland die Proforma Rechnung einfach entnehmen.

Wichtig: Bei einer Sendung ins Ausland sollte die Proforma Rechnung zusätzlich mit der im (englischsprachigen) Ausland üblichen Bezeichnung pro forma invoice gekennzeichnet werden.

Eine Proforma Rechnung lässt sich heute relativ einfach mit handelsüblichen und verbreiteten Buchhaltungsprogrammen erstellen - der Vorteil bei der Erstellung über ein Buchhaltungsprogramm ist, dass hier die Rechnung nicht in den üblichen Rechnungslauf eingebucht wird.