Rechnung Vorlage - eine Rechnung schreiben

Wer eine Rechnung stellen muss, weil er gesetzlich dazu verpflichtet ist, z. B. als Freiberufler, Kleingewerbetreibender, Selbständiger oder anders gewerblich Tätiger, der muss sich auch an gewisse Vorgaben beim Schreiben einer Rechnung halten. Eine Rechnung bedarf immer einer gewissen Form und Pflichtangaben, die stets auftauchen müssen.

Dazu gehören die Daten und Adressdaten des Unternehmers (Rechnungssteller) genauso wie die Daten des Kunden (Rechnungsempfänger). Diese müssen stets vollständig und eindeutig aufgeführt werden, eine bloße Nennung eines Namens reicht nicht aus, z. B. „Max Mustermann“. Die Adressdaten müssen stets:
- den vollen Namen des Kunden / des Unternehmens sowie
- die Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Stadt umfassen.

Auch das Rechnungsdatum ist Pflicht, da sich an diesem für Unternehmer z. B. die Fälligkeit der Umsatzsteuerschuld festmacht (was das Finanzamt besonders interessiert) als auch die rechtliche Seite, ab wann ein Forderungsanspruch besteht. Dies ist dahingehend wichtig, falls ein Kunde ein säumiger Zahler sein sollte, da ab diesem Zeitpunkt Fristen gesetzt werden können.

Auch die Steuernummer / USt ID muss bei einer Rechnung enthalten sein - man sollte hierbei stets der Umsatzsteueridentifikationsnummer den Vorrang gewähren, denn im Gegensatz zur persönlichen Steuernummer sind hier keine persönlichen Daten abrufbar. Die Rechnung muss auch fortlaufend und einheitlich nummeriert werden, ohne dass hier Auslassungen vorgenommen werden - ansonsten muss man sich vom Finanzamt später die Frage gefallen lassen, was denn da fehlt.

Es gehört zu den gesetzlichen Pflichten einer ordentlichen Buchführung, dass entsprechend dem Rechnungssystem des Unternehmens keine nachträglichen Änderungen, z. B. durch Auslassung einer Rechnungsnummer, um diese für eine spätere Rechnung zu „reservieren“, möglich sind bzw. klar ersichtlich sein müssen, um Steuerbetrug vorzubeugen.

Auf der Rechnung muss stets aufgeführt werden, was in welchem Umfang zu welchem Nettopreis verkauft wurde. Die gelieferte bzw. berechnete Ware oder Dienstleistung muss stets konkret und eindeutig aufgeführt werden - wurde z. B. ein Tisch verkauft, so reicht es nicht, wenn nur „Möbel“ vermerkt wird, sondern der Artikel sollte genau benannt werden. Auch das liegt sowohl im Interesse des Finanzamts als auch des Unternehmers.

Ersteres, damit Waren / Dienstleistungen bei einer Prüfung genau zugeordnet werden können, letzteres, da sich daran die Umsatzsteuer oder die ermäßigte Umsatzsteuer festmacht und bei Nacherfüllungsansprüchen im Rahmen der Mängelhaftung wichtig ist, für welchen Artikel oder für welche Dienstleistung diese nun in Anspruch genommen wird.

Sollten mehrere gleichartige Dienstleistungen / Waren Bestandteil sein, so muss nicht nur der Gesamtpreis, sondern auch der Einzelpreis pro Stück aufgeführt werden und ein Faktor für die gelieferte Menge (z. B. Tisch, braun, 120 x 80 cm - Einzelpreis: 84 Euro - Menge: 2 - Gesamtpreis: 168 Euro).

Eine Rechnung sollte natürlich immer ein Fälligkeitsdatum beinhalten, bis zu welchem die Zahlung erfolgen sollte, um den Kunden und Rechnungsschuldner später in Verzug setzen zu können oder an verschiedene Fälligkeitsdaten Boni wie den Skonto koppeln zu können.

Als Unternehmer möchte man mit der Rechnung natürlich nicht nur seine Forderungen in eine feste Form gießen, sondern auch die erbrachte Leistung bezahlt bekommen: Die Angabe der Bankverbindung mit Name, Kontonummer und Bankleitzahl sollte auf einer ordentlichen Rechnung ebenfalls nicht fehlen - ohne diese Angaben kann einem Rechnungsschuldner später auch nicht der Vorwurf gemacht werden, er würde die erbrachte Leistung nicht zeitnah bezahlen.

Um sich die Rechnungsstellung zu vereinfachen, sollte entweder ein Buchhaltungsprogramm verwendet werden, in welchem nur die hier angegebenen Daten eingetragen werden müssen und dass die Rechnung automatisch anhand dessen erstellt und typische Anfängerfehler wie eine falsche Rechnungsnummerierung und Fortführung automatisch korrigiert. Aber auch mit Textverarbeitungsprogrammen wie OpenOffice Writer und Microsoft Word lassen sich ohne Probleme einfache Vorlagen erstellen.

Denn wichtig ist nur, dass die beschriebenen Daten enthalten sind und eine grobe Form stets eingehalten wird - das Gesetz verlangt nicht, dass eine Rechnung besonders hübsch oder bunt sein muss.