Dort wo Digitalisierung beginnt, hört sie in den meisten deutschen Unternehmen bereits auf: Mit der Digitalisierung und Automatisierung von alltäglichen Geschäfts- und Verwaltungsvorgängen, die regelmäßig Aufwand und damit Kosten erzeugen. Das papierlose, digitale Büro ist oft Zukunftsmusik – und das obwohl ausgereifte Lösungen bereits seit Langem am Markt etabliert sind. Denn der Computer dient in vielen Unternehmen de facto nur als erweiterte Schreibmaschine und Taschenrechner, sowie als zusätzlicher Ablageort von bereits in Ordnern archivierten und verstaubenden Daten.

Welche Möglichkeiten und Vorteile zur Kostensenkung und Aufwandseinsparung in der Verwaltung hat man heute als Unternehmer – unabhängig davon ob Freiberufler, KMU oder Konzern?

Was ist ein digitales / papierloses Büro?

Um vorab mit einem weit verbreitetem Irrglauben aufzuräumen: Ein digitales, papierloses Büro ist nicht das parallele Führen von Akten, Belegen und Dokumenten ergänzend zur herkömmlichen Buchhaltung!
Statt Prozesse mithilfe moderner Technik zu vereinfachen und Redundanzen zu minimieren, wird in der Praxis der Verwaltungsaufwand durch das fortgesetzte, gleichzeitige Führen von analogen und digitalen Unterlagen aufgebläht und es werden zusätzliche Redundanzen – und damit: Kosten – erst erzeugt.

Aber ein digitales Büro soll den Aufwand für Prozesse möglichst optimieren bzw. komplett überflüssig machen – und damit langfristig bisher dafür anfallende Kosten reduzieren und entfallen lassen. Das Ziel der Digitalisierung im Büro ist redundante Prozesse zu vereinfachen, zu standardisieren und den hierfür nötigen Arbeitsaufwand zu minimieren!
Zusätzlich sollen Optimierungspotentiale über die reine digitale Verwaltung von Dokumenten und Belegen hinaus geschaffen werden. Ein papierloses Büro kann die digital erfassten und erstellten Unterlagen unternehmensübergreifend jederzeit und überall zur Auswertung, Zusammenstellung und Weiterverarbeitung zur Verfügung stellen, sowie weiteren Anwendungen direkt zuführen.

Was muss eine Software dafür bieten?

Leider gibt es am Markt viele Lösungen – aber nur wenige bieten die Vorteile, die wirklich zu einer effizienten Umsetzung beitragen. Bei der Auswahl sollte man daher auf folgende Funktionen achten, die möglichst in einer Anwendung enthalten sein sollten:

1. Einfache Digitalisierung von Unterlagen

Die Erfassung und Digitalisierung von Rechnungen, Belegen und anderen Dokumenten muss schnell und einfach umsetzbar sein. Teure Sonderanschaffungen, wie etwa Spezialhardware, soll nicht zur Erfassung angeschafft werden müssen. Vor allem Letzteres ist ein Erbe der Vergangenheit, da heute selbst Smartphones technisch zum Einscannen und automatischen Auswerten von Dokumenten (über z. B. OCR Verfahren) geeignet sind – und das im Gegensatz zu Scannern zusätzlich ortsunabhängig. Zusätzlich muss auch die Erfassung von digitalen Unterlagen, wie etwa eMails oder bereits digital erhaltenen Belegen (papierlose Rechnungen), möglich sein.

Ironischerweise ist Letzteres oft ein Knackpunkt von sehr günstigen Lösungen und Apps, da eine einfache Erfassung digitaler und analoger Unterlagen nicht angeboten wird. Negative Extrembeispiele zwingen teilweise den Nutzer zum Ausdruck (!) von eMails bzw. per eMail erhaltener Dokumente, um diese anschließend per App zu erfassen. Dabei möchten wir Dinge in einem papierlosen Büro doch vereinfachen und reduzieren – und nicht wie bisher verkomplizieren und aufblähen.

2. Automatisierte Verwaltung von erfassten Unterlagen

Die Digitalisierung scheitert in den meisten Unternehmen daran, dass alte Verhaltensmuster einfach auf neue Technologien übertragen werden. In der Praxis werden Dokumente zwar digital erfasst und erstellt – dann jedoch mit „analogen Methoden„ digital verwaltet, sprich: digitale Aktenordner, mit allen Nachteilen ihrer analogen Vorbilder.
An diesem Punkt wird von den meisten Verantwortlichen frustriert festgestellt, dass „die ganze Digitalisierung keinen Mehrwert erzeugt, da kaum Arbeit eingespart wird.„ Im Gegenteil: Die Verwaltungsaufgaben („Wo ist denn Dokument XY?„) wachsen oft – auch bzw. ironischerweise vor allem bei so geführten ERP-Systemen.

Dabei bieten moderne Lösungen nicht nur die Erfassung von Unterlagen, sondern auch deren automatisierte Erkennung und Verwaltung an. Rechnungen und Belege können durch OCR-Verfahren (Texterkennung) als solche erkannt, anhand von Algorithmen einsortiert, dem entsprechenden Konto zugeordnet und auch verbucht werden.
Zusätzlich sollte auch eine weiterführende Bearbeitung möglich sein, z. B. durch die Verknüpfung mit Onlinebanking, um Zahlungseingänge den hinterlegten Rechnungen automatisiert zuzuordnen und zu verbuchen - und um damit Erstellung von EÜR/Einnahmen-Überschuss-Rechnungen, der GuV/Gewinn- und Verlustrechnung oder der Umsatzsteuer-Voranmeldung zu automatisieren und direkt dem Finanzamt zu übermitteln.

Analoge Kopien lassen sich so ebenfalls on-demand/bei Bedarf erzeugen – und müssen nicht „auf Verdacht„ vorgehalten werden.

3. GoBD Zertifizierung / Revisionssicherheit

Wichtig ist, dass bei der Auswahl der entsprechenden Software auf eine GoBD Zertifizierung / Revisionssicherheit geachtet wird. Ist die mit der jeweiligen Lösung erstellte Buchhaltung nicht GoBD konform, und damit nicht revisionssicher, kann sie durch das Finanzamt abgelehnt werden.

4. API Schnittstelle und DATEV Kompatibilität

Vor allem bei bestehenden Lösungen im Unternehmen sollte darauf geachtet werden, dass die Wunschlösung eine API anbietet um diese miteinander zu koppeln und so Aufwand bei der (Neu-)Erfassung von Unterlagen zu vermeiden.
Dies ist besonders wichtig, wenn nicht nur die Buchhaltung und das Rechnungswesen weitestgehend automatisiert werden soll, sondern auch um branchenspezifische Notwendigkeiten – beispielsweise Kassenbücher, Kontaktmanagement oder ERP Systeme – zusätzlich einbinden zu können.

Die DATEV Kompatibilität ist erforderlich um die erfassten, digitalen Daten entweder direkt einem Steuerberater zur Verfügung stellen zu können – oder um diesen direkt mit in der jeweiligen Lösung arbeiten zu lassen.

5. Cloudbasierte Speicher- und/oder Backuplösung

Um alle Vorzüge eines papierlosen Büros optimal nutzen zu können, muss dieses zentral (z. B. in einer Cloud) verfügbar sein um Dokumente allen betreffenden Personen schnell, einfach und zeit- und ortsunabhängig zugänglich machen zu können.
Durch die zentrale Speicherung in einer Cloud können auch Backuplösungen einfach eingebunden werden und so die Sicherheit, auch durch zusätzliche Verschlüsselung, der Daten zusätzlich erhöht werden.

Aufgrund der europäischen und deutschen Datenschutzvorschriften sollte darauf Wert gelegt werden, dass die Serverstandorte des jeweiligen Anbieters sich in Europa, besser: in Deutschland, befinden.

6. Plattform- und ortsunabhängiger Zugriff

Gerade für Freiberufler ohne Büro und Mitarbeiter ohne festen Arbeitsplatz ist der letzte Punkt wichtig: der plattform- und ortsunabhängige Zugriff auf die Daten. Das bedeutet, dass ein Zwang zur Verwendung spezieller Hardware, welche entweder erst angeschafft werden muss oder nur zeit- und ortsabhängig verfügbar ist, entfällt.

Der letztgenannte Punkt erscheint vielleicht in KMUs und klassischen Unternehmen als weniger wichtig, jedoch wird durch den plattformunabhängigen gewährleistet, dass weder spezielle Hardware vorgehalten werden muss (und damit Kosten erzeugt werden) oder bei Bedarf einfach ersetzt werden kann.
Werden beispielsweise ein Smartphone oder der Computer/Laptop eines Mitarbeiters beschädigt, können diese dank der Plattformunabhängigkeit einfach und schnell ausgetauscht und damit längere Unterbrechungen – oder die teure Vorhaltung spezieller Hardware - vermieden werden.

Ein orts- und zeitunabhängiger Zugriff ist integraler Bestandteil von Cloudanwendungen.

Aber was heißt das nun konkret?

Wie umfassend – und einfach zugleich – zeitintensive Prozesse aktuell automatisiert und optimiert werden können lässt sich anhand sevDesk sehr einfach zeigen. Bei sevDesk handelt es sich um eine beliebte SaaS Lösung von Sevenit, um die Buchhaltung und Verwaltung in Unternehmen weitestgehend zu automatisieren.

Am Beispiel einer Rechnungslegung in sevDesk:

• Die Rechnung kann direkt in sevDesk erstellt werden, auch unter Verwendung der eigenen CI. Dazugehörige Belege ebenfalls bequem und einfach per App erfasst und digitalisiert werden.
• Die Rechnung wird automatisch verbucht.
• sevDesk lässt sich mit dem Onlinebanking der Hausbank verknüpfen, so dass eine automatisierte Überwachung von Zahlungseingängen (offen/bezahlt) möglich ist. Geht eine Zahlung auf das Konto ein, wird diese der entsprechenden Rechnung zugeordnet und der Vorgang verbucht.
• Sollte eine Rechnung nicht beglichen werden, können auch Mahnungen aus der Software heraus einfach erstellt und direkt versendet werden, sowie – siehe davor – der Eingang bzw. Nichteingang der Forderung automatisch überwacht werden.

Rechnet man den wöchentlichen Arbeitsaufwand in einem klassischen KMU, aber auch bei freiberuflich tätigen Selbständigen und Kleinunternehmern, der nur auf diesen (!) Prozess entfällt hoch zeichnet sich direkt das große Einsparpotenzial einer Softwarelösung bei redundanten, „stumpfen„ Prozessen ab: Statt wie bisher Rechnungen, auch unter Verwendung von Mustern, jedes Mal neu erstellen und anschließend kontieren und weiter verfolgen zu müssen, erledigt dies die Software automatisch.

Dieses Beispiel lässt sich auf viele weitere Funktionen anwenden, die sich ebenso automatisieren lassen. Bei unserem Beispiel sevDesk erstreckt sich das „echte„ papierlose Büro nicht nur die digitale Buchführung und das Rechnungswesen, sondern auch auf andere Unternehmensbereiche wie etwa:

• das digitale Kontaktmanagement,
• die digitale Angebots- und Auftragsbearbeitung, sowie Auftragsabwicklung oder
• das digitale Führen eines Inventars,
• sowie viele andere mehr.

Da es sich bei sevDesk um ein vergleichsweise junges und trotzdem umfangreiches Produkt eines Offenburger StartUps handelt wird dieses laufend um weitere Funktionen erweitert, die sich leider nicht alle vollständig im Rahmen dieses Artikels abbilden lassen.

Vor allem bei Freiberuflern, Kleinselbständigen und KMU übernimmt eine umfassende Softwarelösung wie etwa sevDesk somit große Teile der bisher anfallenden, rein administrativen Arbeit, spart damit effektiv Aufwand und damit Kosten - und ermöglicht gleichzeitig eine schlankere, schnellere und flexiblere Verwaltung ohne Qualitätsverlust.
Einsparungen ergeben sich in diesem Beispiel nicht nur durch wegfallende Kosten über den Faktor Arbeitszeit durch den eingesparten Verwaltungsaufwand, sondern auch durch das Vermeiden von Hardwareanschaffungen und deren laufende Kosten (z. B. Verbrauchsmaterialien, Serviceverträge, Leasinggebühren, Raumkosten).
Vor allem für Freiberufler, kleine Unternehmen und Unternehmensneugründungen – sowie Firmen mit einem breiten Stamm nicht ortsabhängiger Mitarbeiter – wird der Zwang zur Unterhaltung der Verwaltung drastisch abgesenkt ohne diese zu vernachlässigen, und Kapital für andere Unternehmensziele frei.