Es kann schon einmal vorkommen, dass es notwendig wird, eine Mahnung zu formulieren. Dabei stellt sich immer die Frage, wie freundlich der Ton sein sollte - denn auf der einen Seite will man natürlich die Etiquette wahren, zum anderen aber auch den Zweck der Zahlung erzielen: der Kunde soll seine Rechnung bezahlen.

Bevor man ein Mahnungsschreiben aufsetzen kann, muss natürlich die Rechnungsstellung erfolgt sein. Auch empfiehlt es sich, eine gewisse Zahlungsfrist einzuräumen, gerade im Sinne der Kundenzufriedenheit, beispielsweise in Form von zwei oder vier Wochen - je höher die Rechnung, desto länger sollte die Zahlungsfrist auch sein.

Muster Zahlungserinnerung:

Sehr geehrte(r) Herr/Frau (Kundenname),

im stressigen Alltag kann uns das ein oder andere schon mal aus dem Blickfeld geraten. Leider konnten wir bislang keine Zahlung für die Rechnung (Nummer) verbuchen. Wenn Sie die Zahlung bereits vorgenommen haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Hochachtungsvoll/mit freundlichen Grüßen

Mustervorlage 1. Mahnungsschreiben:

Sehr geehrte(r) Herr/Frau (Kundenname),

bislang konnten wir leider keinen Ausgleich Ihres Kundenkontos feststellen. Bitte überweisen Sie die Rechnung (Nummer)/den Betrag von (Euro) bis zum (Datum). Bei Zahlungsschwierigkeiten können wir gerne eine Ratenzahlungsvereinbarung treffen, bitte kontaktieren Sie uns dazu kurzfristig.

Hochachtungsvoll/mit freundlichen Grüßen

Mustertext 2. Mahnung:

Sehr geehrte(r) Herr/Frau (Kundenname),

nach unseren Schreiben vom (Datum) und (Datum) kann unsere Buchhaltungsabteilung leider noch immer keinen Ausgleich für ihr Kundenkonto/ihre Rechnung (Nummer) verbuchen. Bitte überweisen Sie den betrag von (Euro) bis spätestens zum (Datum) inklusive der Mahngebühren von (Euro).

Hochachtungsvoll/mit freundlichen Grüßen

Musterschreiben 3. und letzte Mahnung:

Sehr geehrte(r) Herr/Frau (Kundenname),

trotz mehrfacher Zahlungsaufforderungen sind Sie ihrer Zahlungspflicht bislang nicht nachgekommen. Bitte nehmen Sie den Ausgleich bis spätestens zum (Datum) vor. Geht nach Ablauf dieser Frist keine Zahlung bei uns ein, sehen wir uns leider gezwungen, ein Inkassounternehmen mit der Angelegenheit zu betrauen/ein Mahnverfahren gegen Sie einzuleiten.

Hochachtungsvoll/mit freundlichen Grüßen