Aufbewahrungsfristen für Kontoauszüge

Für fast alles gibt es in Deutschland eine Regel zu beachten - und vor allem dann, wenn es um Dokumente und Urkunden geht. Zu diesen gehören auch die Kontoauszüge, denn diese kann (und sollte) man nicht einfach wegwerfen, wenn man sie einmal erhalten hat. Das merkt man spätestens dann, wenn man sie braucht.

Zwar kann man Kontoauszüge noch nachträglich von der Bank als Duplikat anfordern, was die Pflicht zur Aufbewahrung etwas erleichtert, jedoch lassen sich das die meisten Banken sehr gut bezahlen - 5 Euro und mehr pro nachgeforderten Kontoauszug sind keine echte Seltenheit. Kontoauszüge sollte man deshalb immer aufbewahren - nicht nur, um unnötige Folgekosten zu vermeiden, sondern um im Fall des Falles auch einen Beweis in der Hand zu haben.

Das kann zum Beispiel dann eintreten, wenn ein Gläubiger, z. B. ein Versandhaus oder der Vermieter bestreitet, dass man eine Rechnung nicht bezahlt hat. Egal was die Gegenseite behaupten sollte: Der Kontoauszug beweist das Gegenteil - und dessen Gültigkeit anzufechten ist eine ganz andere Sache, die fast unmöglich ist.

Generell gilt bei Banken, dass die Aufbewahrungsfristen für Kontoauszüge mindestens 6 Jahre betragen müssen - für Privatpersonen, nicht für Selbständige oder gewerblich Tätige, gibt es keine echten Aufbewahrungsfristen für Kontoauszüge, jedoch sollten diese mindestens 4 Jahre aufbewahrt werden, denn nach 4 Jahren setzt für fast alle Forderungen die sogenannte Verjährung ein, das heißt: Auch wenn man als Gläubiger eine Forderung nicht erhalten haben sollte, so kann deren Gültigkeit 3 Jahre nach dem Jahr der Fälligkeit erloschen sein.

Das gilt prinzipiell für kleinere Rechnungen und „übliche Anschaffungen und Aufwendungen“, z. B. für den Kauf einer Waschmaschine, die Mietzahlung oder Stromrechnung. Anders verhält es sich bei höheren Aufwendungen und Ausgaben: Denn wer z. B. ein Haus kauft, der muss je nachdem auch noch Jahre später den Wert der gekauften Immobilie anhand des Kaufvertrages und des Kontoauszuges nachweisen.

Aber auch für andere Anschaffungen und Ausgaben sollten die Kontoauszüge länger aufbewahrt werden - hier sollte man sich an den gesetzlichen Gewährleistungsfristen orientieren, die jeweils gelten: Bei Gebrauchsgütern beträgt diese in der Regel 2 Jahre, für Handwerkerleistungen aber beispielsweise bis zu 5 Jahre. Die Rechnung und der Kontoauszug sind hier die Basis für den Gewährleistungsanspruch, damit man sowohl Ausführung als auch Bezahlung beweisen kann.

Die Aufbewahrungsfristen für Kontoauszüge sind für Selbständige jedoch wesentlich länger: Diese können sich je nach Form des Unternehmens unterscheiden, betragen jedoch oft mindestens 10 Jahre seit der Steuererklärung bzw. 13 Jahre, wenn diese nicht abgegeben wurde. Das heißt: Die Kontoauszüge, die der Steuererklärung 2010 beigelegt oder zugrunde gelegt wurden, müssen mindestens bis 2021 (da die Steuererklärung im Folgejahr abgeben wird) bzw. 2024 aufbewahren. Im Falle einer Buchprüfung müssen diese vorhanden sein.